Leestijd: 6 minuten
Onbetaald gelaten facturen kosten bedrijven veel geld en zijn voor veel ondernemers een bron van ergernis. De wet biedt mogelijkheden om de buitengerechtelijke incassokosten die gemaakt worden bij het incasseren van openstaande vorderingen te verhalen op de debiteur.
Als advocaat van Litix Law in Rotterdam merk ik dat bedrijven steeds vaker geconfronteerd worden met achterstallige betalingen. Het aantal conflicten over onbetaald gelaten rekeningen neemt toe. Dat het aantal vragen over openstaande facturen toeneemt is niet zo vreemd. Uit onderzoek blijkt namelijk dat na het begin van de pandemie maar liefst 56% van de totale waarde van de B2B-facturen achterstallig is. Een jaar eerder was dit ‘slechts’ 32%. Als deze trend zich doorzet zijn liquiditeitsproblemen bij een aantal bedrijven onvermijdelijk. In dit artikel bespreek ik de mogelijkheden om de debiteur te dwingen om de incassokosten die gemaakt worden te vergoeden.
Buitengerechtelijke incassokosten: wettelijke plicht tot schadevergoeding
Een schuldeiser kan op grond van artikel 6:96 BW aanspraak maken op een vergoeding voor de gemaakte buitengerechtelijke incassokosten. Dit is een vergoeding waar een schuldeiser aanspraak op kan maken wanneer buiten een gerechtelijke procedure om kosten gemaakt worden om een onbetaalde factuur alsnog betaald te krijgen. Een debiteur is wettelijk verplicht om de schade die de schuldeiser lijdt als gevolg van incassomaatregelen te vergoeden. Welke vergoeding bij een debiteur in rekening kan worden gebracht hangt af van de hoofdsom (het bedrag van de openstaande factuur) en wordt aan de hand van de navolgende staffel berekend:
Hoofdsom tot en met | Toepasselijk percentage | Maximum |
EUR 2.500 | 15% over de hoofdsom | EUR 375 (min. EUR 40) |
EUR 5.000 | EUR 375 + 10% over (hoofdsom – EUR 2.500) | EUR 625 |
EUR 10.000 | EUR 625 + 5% over (hoofdsom – EUR 5.000) | EUR 875 |
EUR 200.000 | EUR 875 + 1% over (hoofdsom – EUR 10.000) | EUR 2.775 |
Boven de EUR 200.000 | EUR 2.775 + 0,5% over (hoofdsom – EUR 200.000) | EUR 6.775 |
De wet gaat uit van een vaste vergoeding die maximaal bij de debiteur in rekening mag worden gebracht ter compensatie voor de kosten van een incassotraject. Het maximale bedrag dat in rekening mag worden gebracht bij een debiteur is EUR 6.775,-. Het minimumbedrag is EUR 40,-. Vanzelfsprekend moeten er wel daadwerkelijk incassohandelingen worden verricht door een schuldeiser. Is dat niet het geval dan kan in beginsel geen aanspraak worden gemaakt op vergoeding van de incassokosten. Er wordt verder niet gekeken naar de omvang van de incassomaatregelen die door een schuldeiser worden getroffen. Het maakt dus geen verschil of er één sommatiebrief wordt verstuurd of drie. De maximale vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten is in beide gevallen hetzelfde en is uitsluitend gebaseerd op de hoogte van de verschuldigde hoofdsom.
Wie moet de vordering incasseren om incassokosten in rekening te kunnen brengen?
Om aanspraak te maken op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten, maakt het niet uit door wie de openstaande factuur wordt geïncasseerd. De schuldeiser mag dus een gerechtsdeurwaarder, advocaat of incassobureau inschakelen. Ook mag de schuldeiser zelf incassomaatregelen treffen. In alle gevallen kunnen dan incassokosten in rekening worden gebracht bij de debiteur. De vergoeding die dan maximaal in rekening kan worden gebracht omvat alle incassohandelingen. Daarbij is niet van belang hoe die kosten worden omschreven.
Aan het direct inschakelen van een advocaat gespecialiseerd in het incasseren van vorderingen zijn overigens wel grote voordelen verbonden. Een advocaat kan namelijk wel direct beslag laten leggen ten laste van een debiteur. Bovendien heeft een advocaat onbeperkte mogelijkheden om een procedure te starten tegen een niet-betalende debiteur bij hogere vorderingen. Incassobureaus en gerechtsdeurwaarders hebben deze onbeperkte mogelijkheden niet en beschikken vaak ook niet over de specialistische kennis die een advocaat wel heeft.
Buitengerechtelijke incassokosten bij consumenten
Wanneer de debiteur een consument is gelden strengere regels voor wat betreft het in rekening brengen van buitengerechtelijke incassokosten. Uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten volgt namelijk dat de in rekening te brengen incassokosten zijn gemaximeerd. Het is niet mogelijk om ten nadelen van consumenten van deze regels af te wijken in bijvoorbeeld algemene voorwaarden of in de overeenkomst.
Vorderen van buitengerechtelijke incassokosten in handelstransacties
Voor handelstransacties gelden iets andere regels. Wanneer de debiteur een onderneming is, kan wel worden afgeweken van de genormeerde vergoeding voor incassokosten zoals die volgt uit het besluit. In de algemene voorwaarden van de zakelijke schuldeiser kan bijvoorbeeld een andere regeling voor onbetaald gelaten incassokosten zijn opgenomen. Indien er een contractuele grondslag is voor het in rekening brengen van incassokosten dan kunnen daarnaast niet ook de wettelijke buitengerechtelijke incassokosten worden gevorderd. Het is dus of de contractuele of de wettelijke regeling. Deze logische uitkomst volgt uit een uit een arrest van de Hoge Raad van 24 september 2004.
Aanmaning van consument-debiteur: de veertiendagenbrief
Een consument-debiteur moet eerst worden aangemaand voordat incassokosten verschuldigd worden. Bij een consument-debiteur is noodzakelijk dat de vordering opeisbaar is en dat er sprake is van verzuim ten aanzien van de betalingsverplichting. In de schriftelijke aanmaning moet de consument-schuldenaar een termijn van tenminste 14 dagen geboden worden om alsnog de vordering te voldoen. Dit wordt ook wel de ‘veertiendagenbrief’ genoemd. Het doel daarvan is de consument in de gelegenheid te stellen om incassokosten te voorkomen. De termijn van 14 dagen vangt pas aan na die waarop de aanmaning door de schuldenaar is ontvangen. Door de Hoge Raad is bij arrest van 25 november 2016 bevestigd dat de debiteur na waarschuwing daadwerkelijk veertien dagen moet hebben om zijn schuld alsnog te voldoen.
Daarnaast moet een consument-debiteur uitdrukkelijk gewezen worden op het bedrag dat aan incassokosten in rekening zal worden gebracht indien betaling binnen de gestelde termijn uitblijft. Het in de aanmaningsbrief genoemde bedrag moet daarbij in overeenstemming zijn met de bedragen die maximaal bij de debiteur in rekening mogen worden gebracht. Indien de openstaande vordering na aanmaning binnen de termijn van 14 dagen wordt betaald, dan kunnen geen incassokosten in rekening worden gebracht.
De wettelijke termijn van tenminste 14 dagen is hard. Indien in de aanmaning een te korte termijn (bijv. 7 dagen) is gegeven of wanneer daarover verwarrende of verkeerde informatie wordt verstrekt, dan voldoet de veertiendagenbrief niet aan de eisen van artikel 6:96 lid 6 BW. Zo is de vermelding dat betaald moet worden ‘binnen veertien dagen na heden’ ‘of binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief’ in strijd met de eis dat een schuldenaar in ieder geval een betalingstermijn van 14 dagen gegeven moet worden! Het rechtsgevolg daarvan is dan dat een consument-debiteur in dat geval niet verplicht kan worden om de buitengerechtelijke incassokosten te betalen.
Stelplicht en bewijslast van ontvangst sommatiebrief ligt bij schuldeiser
Belangrijk is om te beseffen dat een aan de debiteur gerichte verklaring (zoals de aanmaning) pas werking heeft op het moment dat deze hem heeft bereikt. De in de wet bedoelde veertiendagentermijn begint daarom (pas) te lopen daags nadat de aanmaning door de schuldenaar is ontvangen. De stelplicht en bewijslast daarvan rust op de schuldeiser! Aan te raden is daarom om de aanmaning bijvoorbeeld per aangetekende post te versturen. Daarmee kunnen discussies over de ontvangst van de aanmaningsbrief worden voorkomen.
Wettelijke rente naast buitengerechtelijke incassokosten?
Wanneer de betaling van een onbetaald gelaten factuur wordt gevorderd, dan kan een schuldeiser naast de buitengerechtelijke incassokosten ook aanspraak maken op vergoeding van de wettelijke rente. Bij de berekening van de verschuldigde maximale buitengerechtelijke incassokosten moet echter primair gekeken naar de hoofdsom. In beginsel wordt daarbij dan dus geen rekening gehouden met de mogelijk ook verschuldigde wettelijke rente.
Vraag over buitengerechtelijke incassokosten en advocaat nodig?
Als incasso advocaat bij Litix Law in Rotterdam heb ik veel ervaring met het incassaren van vorderingen en de regels ter zake de buitengerechtelijke incassokosten. Ik help als advocaat bedrijven niet alleen met de incasso van onbetaald gelaten rekeningen, maar adviseer ondernemingen ook over het efficiënt inrichten van hun incassoactiviteiten en debiteurenbeheer. Daardoor kunnen ondernemingen hun cashflow beter op peil houden en bewaken zij hun eigen liquiditeitspositie. Het belang daarvan is niet te overschatten: liquiditeitsproblemen kunnen zelfs leiden tot faillissement. Wilt u weten of u aanspraak kunt maken op vergoeding van de buitengerechtelijke incassokosten of heeft u hulp nodig bij het op een juiste manier aanmanen van uw debiteuren? Neem dan vrijblijvend contact op.